久しぶりに、OmniFocusのコンテキストを整理しました。

OmniFocusを使い始めて7年になります。その間、少しずつ使い方を変えて、項目数が増えてきたコンテキストですが、ここ1年くらいは、コンテキストを増やすことはあっても、整理する機会をもっていませんでした。さすがに、ごちゃごちゃしてきたり、英語と日本語で項目がダブっていたりしていたので、ササッと見直しました。

 

OmniFocus 2 2.11.1(¥4,800)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 30.8 MB)
全てのバージョンの評価: (78件の評価)

 


 

コンテキストは大きく分類して分かりやすくする

コンテキストをどのように使うかは人によると思いますが、私の場合、以下の4種類に分類しています。

  • Apps(アプリ)
  • Clients(顧客)
  • Places(場所)
  • Tools(その他のツール)

 

 

コンテキストは一目見て何をするか思い出せるようにする

もともとは、翻訳の仕事で、翻訳支援ツールを使い分ける必要があった際、「この仕事はこのツール」「あの仕事はこのツール」というように、タスク名を見て、すぐにどうすればいいかを思い出せるようにするのが目的で、コンテキストを本格的に使い始めました。

たとえば、「Apps」グループのコンテキストは次のようになっています。

 

 

まあ、「Web」というのはだいぶあいまいですが、メモ欄にURLを貼っておくので、そこにジャンプすればすぐにタスクを実行できます。

「Skype」なら「Skypeを使って話し合うミーティングだったな」とか、「Misoca」なら「Misocaを使って請求書を作るパターンだった(他に、ExcelやGoogle Spreadsheetのこともある)」などといったことを、コンテキストを見れば簡単に思い出せるのです。

「Places」グループや「Tools」グループはこのような感じです。

 

 

「コンビニ」なら、どのコンビニに行ってもそのタスクを済ませられますが、「ローソン」なら、ローソンでないといけないタスクです。「郵便局」はなく「銀行」でないとだめなタスクもありますし、チケットの発券ですと「シアタークリエ」じゃないとだめなことがあるのです。

また、「郵便局」や「コンビニ」での振込ではなく、「Cash」で用意しておく必要がある場合もありますし、iPhoneのカメラではなく「Camera」が必要なこともあります。読まなければいけないものが「PDF」の場合もありますし、「Book」の場合もあります。

コンテキストからタスクを探すことはほとんどありませんが、タスク名にコンテキストが入っていることで、「何を用意するのか」「どこに行くのか」が簡単に想起されるので、タスクに取り掛かるときに、余計な気力を使わなくて済むのため、とても楽です。

コンテキストの使い方は変化する

コンテキストの使い方は、働き方や仕事の内容によって、変化するのではないかと思います。「ちょっとコンテキストを入れにくくなってきた」と思ったら、変化している証拠で、コンテキストを見直したり整理したりするときです。

実際、私も2度ほど、使い方を大きく変えたことがあります。今のところは、現在のやり方が気に入っています。

Kumi
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